จดหมายธุรกิจต่างประเทศ
Thursday, September 23, 2004 2:40 PM

 

 

ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกิจ แบ่งออกเป็น 2 ส่วน
1. ส่วนต่าง ๆ ที่จดหมายจะต้องมี (Standard Parts)
   -> หัวจดหมาย (Data Line)
   -> วันที่ (Inside Address)
   -> ชื่อที่อยู่ผู้รับจดหมาย (Inside Address)
   -> คำขึ้นต้น (Salutation Line)
   -> ตัวจดหมาย (Body of Letter)
   -> คำลงท้าย (Complimentary Closing)
   -> ชื่อ ตำแหน่ง ของผู้ลงนามในจดหมาย (Name and Title)
   -> ชื่อย่ออ้างอิง


2. ส่วนพิเศษอื่นที่บางฉบับก็ไม่มี
   -> Attention Line หมายถึง    การที่ผู้เขียนจดหมายต้องการจะให้จดหมายฉบับนั้นถึงมือผู้ใดในบริษัท หรือกรณีที่ Inside Address ไม่มีชื่อบุคคล วิธีการพิมพ์
ATTENTION: MR.JONATHAN J. MORGAN
ATTENTION: Mr. Jonathan J. Morgan
Attention: Mr. Jonathan J. Morgan
   -> Subject Line หมายถึง การที่ผู้เขียนจดหมายต้องการให้ผู้รับทราบล่วงหน้าว่าจดหมายนั้นเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร
   -> SUBJECT: LEASE RENEWAL
   -> SUBJECT: Lease Renewal
   -> Sudject: Lease Renewal
   -> Company Signature ชื่อบริษัท (ถ้ามี) ส่วนมากจะใช้ตราบริษํทประทับแทน
   -> Enclosure สิ่งที่ส่งมาด้วย
   -> Carbon Copy (cc)
   -> Postscript (PS)

จดหมายธุรกิจที่นิยมมี 3 แบบคือ
   1. FULL BLOCKED LETTER STYLE
   2. MODIFIED BLOCK LETTER STYLE
   3. SEMIBLOCKED LETTER STYLE


วรรคตอนผสม (Open Punctuation)
->ไม่มีเครื่องหมาย (.) หรือ Comma (,)หลังส่วนต่าง ๆ ของจดหมายทุกส่วน
->ยกเว้นคำย่อ เช่น Co. เป็นต้น

วรรคตอนผสม (Mixed Punctuation)
-> ใส่เครื่องหมาย Colon (:) หลัง Salutation
->ใส่เครื่องหมาย Comma (,) หลัง Complimentary

วรรคตอนผสม (Closed Punctuation)
->ใส่เครื่องหมาย Pericd (.) หลังวันที่
->ทุกบรรทัดของ Inside Address ใส่ Comma ( ,) บรรทัด สุดท้ายใส่ Period (.)
->หลัง Salutaion Line ใส่ Colon (:) และหลัง Closingใส่ Comma (,)

 

 

วิธีพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศแบบบล็อค หรือมอดิไฟต์บล็อค


ระยะปัดแคร่ของแต่ละส่วนของตัวจดหมายเหมือนกับแบบฟลูบล็อคและทุกส่วนก็พิมพ์เหมือนกันกับแบบฟลูบล็อค ยกเว้น

1. วันที่ มาอยู่กึ่งกลางของกระดาษ
2. คำลงท้าย ชื่อบริษัท (ถ้ามี) ชื่อ ตำแหน่ง พิมพ์ตรงกับกึ่งกลางของกระดาษ โดยไม่ต้องวางศูนย์พิมพ์ลักษณะบล็อควิธีพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศแบบเซมิบล็อคพิมพ์เหมือนแบบบล็อคแต่กต่าง กันส่วนเดียวคือต้องมีย่อหน้า 10 เคาะ

ลักษณะที่เด่นชัดของรูปแบบจดหมายธุรกิจแบบฟลูบล็อค คือทุกส่วนไม่ว่าจะ
เป็นวันที่ ชื่อ ที่อยู่ผู้รับ คำขึ้นต้น ข้อความ คำลงท้าย ชื่อ ตำแหน่ง ชื่ออ้างอิง สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) จะมีพิมพ์ชิดกั้นระยะซ้ายตลอด
1.  การพิมพ์วันที่ พิมพ์เฉพาะเลขวันที่ ชื่อเดือน และเลข พ.ศ. เช่นเดียวกับ
    หนังสือราชการภายนอก โดยปัดจากหัวกระดาษจดหายลงมา ปัด
2.  ชื่อที่อยู่ผู้รับ ปัดจากวันที่ 2 - 4 ปัด ชื่อและที่อยู่ผู้รับไม่ควรเกิน 4 บรรทัด ทั้งนี้บรรทัดแรดเป็นชื่อผู้รับหรือตำแหน่ง      บรรทัดต่อไปจะเป็นที่อยู่
3.  คำขึ้นต้น ปัดจากที่อยู่ผู้รับบรรทัดสุดท้าย หลังคำขึ้นต้นเคาะ 2 เคาะ
4.  ข้อความจดหมาย ปัดจากคำขึ้นต้น ปัด แล้วจึงเริ่มพิมพ์ข้อความ
5.  คำลงท้าย พิมพ์ใต้ข้อความบรรทัดสุดท้าย ปัด
6.  ชื่อบริษัท (ถ้ามี) พิมพ์ใต้คำลงท้ายโดยปัดจากคำลงท้าย ปัด
7.  ชื่อผู้ลงนามในจดหมาย ปัดจากคำลงท้ายหรือชื่อบริษัท ปัด
8.  ตำแหน่งพิมพ์ต่อจากชื่อผู้ลงนามในจดหมายโดยปัดลงมา 1 ปัด
9.  ชื่อย่ออ้างอิง ปัดจากตำแหน่ง ปัด (ใช้อักษรนำชื่อตัวและอักษรนำชื่อสกุล)
10. สิ่งที่ส่งมาด้วย พิมพ์ใต้ชื่อย่ออ้างอิงปัดลงมา 1 ปัด หรือ
     (ข้อสังเกตการพิมพ์จดหายธุรกิจแบบต่างประเทศทั้ง 3 แบบ ชื่อผู้ลงนามในจดหมาย   จะไม่มีคำนำหน้านาม       และวงเล็บและไม่ต้องพิมพ์วางศูนย์)

 

.........